Gemeindekanzlei; Neuorganisation des Schalterbetriebs: Ausbau zu einem Frontoffice

Der Gemeinderat Urnäsch hat beschlossen, den Schalterbetrieb der Gemeindekanzlei neu zu organisieren und zu einem modernen Frontoffice auszubauen. Dieser Schritt erfolgt vor dem Hintergrund der seit 2020 bestehenden Integration der Postfiliale in die Gemeindeverwaltung, welche täglich rund 30 Postkundinnen und -kunden bedient. Die hohe Frequenz sowie die veränderten Bedürfnisse der Bevölkerung und Mitarbeitenden machen eine zeitgemässe Empfangs- und Dienstleistungsstruktur erforderlich. Zudem steht in den Einwohnerdiensten eine personelle Veränderung bevor: Die Leiterin der Einwohnerdienste tritt Anfang Juli 2026 ihren Mutterschaftsurlaub an und wird ab Januar 2027 mit einem Teilpensum von 50 % wieder einsteigen. Der Gemeinderat und das Kanzleiteam begrüssen diese Lösung sehr. Gleichzeitig erhöht diese Ausgangslage den Handlungsdruck, die Organisation des Schalterbetriebs frühzeitig und nachhaltig zu stärken.

Bedarf nach Optimierung

Seit dem Auszug aus der alten Gemeindekanzlei ins Provisorium am Bahnweg im Jahr 2020 wurde der Empfang – anders als früher – zentral geführt. Die Einwohnerdienste wurden damals als zuständige Stelle definiert, obwohl diese Aufgabe nicht ihrem ursprünglichen Tätigkeitsprofil entsprach. Mit der Übernahme der Postfiliale kamen zusätzliche Aufgaben hinzu, während gleichzeitig die Erwartungen anderer Abteilungen an Unterstützung bei Abwesenheiten (Telefon, Kundenempfang, Botengänge) stiegen.

Diese Konstellation führte wiederholt zu organisatorischen Herausforderungen in den Einwohnerdiensten. Die nun anstehenden personellen Veränderungen bieten die Chance, diese strukturellen Defizite zu beheben und den Schalterbetrieb professionell und zukunftsorientiert auszubauen.

Neue Organisation: Fachstelle Einwohnerdienste und Frontoffice

Die Neuorganisation sieht folgende Struktur vor:

• Fachperson Leitung Einwohnerdienste im Teilpensum (50 %)
  Verantwortlich für Fachaufgaben, Einwohnerdienste, AHV-Zweigstelle, Lehrlingsausbildung, etc.
• Frontoffice inkl. Postfiliale (total 60 %)
  Erste Anlaufstelle für die Bevölkerung (Empfang, Telefondienst, Kundenbetreuung vor Ort).

Dieses Modell bringt mehrere Vorteile: Weniger Unterbrüche für die Fachperson Einwohnerdienste; professionelle und konstante Betreuung der Kundschaft am Empfang; bessere Abdeckung bei Abwesenheiten in allen Abteilungen, insbesondere angesichts zunehmender Teilzeitpensen und Homeoffice; keine Mehrkosten, da die Ressourcen innerhalb der bestehenden Strukturen optimiert werden.

Betriebsferien der Gemeindekanzlei

Aufgrund der personellen Wechsel im Sommer 2026 und der Umsetzung der Neuorganisation bleibt die Gemeindekanzlei – analog zum Vorjahr – während einer Woche geschlossen vom Montag, 27. Juli bis Freitag, 31. Juli 2026. Für dringende Anliegen wird am Mittwoch, 29. Juli 2026, vormittags ein Pikett-Telefondienst eingerichtet.

Stellenausschreibung

Die Gemeindekanzlei bietet der Bevölkerung während rund 51 Wochen im Jahr an fünf Werktagen einen konstanten und zuverlässigen Service – seit 2020 inklusive Postfiliale. Die Betriebsferienwoche ermöglicht eine geordnete Übergangsphase. Im Zuge der Neuorganisation werden folgende Stellen öffentlich ausgeschrieben: Mitarbeiterin/Mitarbeiter Frontoffice (total 60 %, unbefristet) sowie Fachperson Einwohnerdienste (40–50 % befristet) zur Überbrückung des Mutterschaftsurlaubs bis Ende Dezember 2026.